如何监察活动筹备工作进度

   2014-10-27
0

作者:余秋,社会工作师,从事社工6年,就职于广州粤穗社会工作事务所

作为一名社工,开个小组,筹备个活动是日常工作必要的组成部分,而且应该是非常重要的一部分。我身边的同事时常出现这样的情况。明天或后天要开展活动了,发现某项工作漏掉了或进展滞后,如活动参加者招募不足,活动讲师临时变更,亦或是场地变化,原来的场地不能使用。那么,如何避免这些情况发生,及时监察筹备工作的进度?

回答这个问题首先需明确活动的程序或者流程。不必多言,稍有实务经验的社工都清楚,不管小组还是活动的程序都和个案的通程模式是基本一致的。包括接案-预估-计划-介入-评估-结案六个步骤。一般情况下,设计一个活动至少包括以下七个基本步骤:界定问题,成立工作组,评估需要,设定目标,制定方案,执行计划,评估与总结。事实上,活动筹备阶段应包含上述前五个步骤,从活动时间安排来说,包括活动开展前的所有准备工作。从活动筹备到活动实施,往往筹备工作的事项和分工比活动当日更为琐碎和繁杂,这就要求社工要有合理的分工和时间计划。让有关工作人员对分工、负责人、开始和完成时间等筹备事项一目了然。下面介绍顺序的方式、逆序的方式和时间计划分工表供大家学习参考,以便日后能更好地监察筹备工作进展。

顺序的方式是指按照活动开始的顺序思考问题。要求计划者这样思考问题:要开展这个活动,首先要准备什么?接着要做什么?如此类推。例如要举办一次讲座活动,计划者可能想到,首先邀请主讲人,接下来确定场地,第三步是宣传招募等。

逆序的方式就是按照活动开展相反的顺序思考问题。此方式要求计划者这样思考问题:要完成这个活动,事先要做什么?在之前要做什么?依此类推。同样要举办一次讲座,计划者倒数要做的工作,假如宣传招募是最后一项,那么再前一步做完成什么,可能是制作海报,再往前一步呢?可能是确定场地,再往前一步,可能是邀请主讲人等。这就是逆序的计划方式。

一般来讲,新进社工或经验不足的社工更容易掌握顺序的方法筹备活动,而具有足够经验的社工则能较容易列出各阶段需要筹备的工作。社工的实务工作中,顺序和逆序的方式均能派上用场。根据我的经验,活动筹备的开始阶段通常运用顺序的方式;而到了活动最后的筹备环节,逆序的方式则更有效。此时,时间计划及分工表不失为一个有效的工具,计划者首先按照顺序或逆序的方式列出所有的筹备事项及分工,同时安排负责人及时间期限并在图上用黑色的横线注明。计划者还可以在筹备工作完成后,用绿色的横线记录实际的完成时间,这不仅有助于检讨时间偏差的原因,对日后策划类似的活动亦有很大帮助。(时间的横线可以使用任何你喜欢的颜色,利于区别计划和实际的时间即可,详情请参考表一)

1414113036172

不管采用什么方法筹备活动,目的都是全面地构思,避免出现遗漏,而时间计划及分工表有助于社工不断地监察筹备工作的进度,并在需要时及时作出调整。

余秋

余秋,社会工作师,西华师范大学社会工作专业毕业,广州市督导班毕业学员,从事社工9年,先后在深圳、香港、广州社工机构任职。擅长劳资调解、青少年家庭服务,督导与被督导者,管理与被管理者,服务与被服务者,在曲折而光明的社工路上扬蹄自奋。